Como empresa compradora, debe decidir qué proveedores cumplen con sus estándares de adquisición y qué criterios deben seguir. Este proceso es una parte importante y extensa de la gestión de la relación con el proveedor, ya que se lleva a cabo antes de la primera entrega. La aprobación del proveedor puede ser parte de la aprobación estratégica y luego utilizarse como base para auditorías y evaluaciones. La aprobación y la evaluación también son obligatorias para algunas certificaciones como la ISO 9001 .

Hoy revisaremos los fundamentos de la aprobación del proveedor y veremos por qué juega un papel importante en la gestión de su proveedor.

El proceso de aprobación puede tener lugar para cada proveedor, independientemente de su función actual en su empresa. Hay dos tipos de procesos de aprobación:

Quién: los proveedores ya están activos en su proceso, especialmente importante para los principales proveedores

Cómo: para mejorar su gestión de calidad y apoyar a sus proveedores en su desarrollo, la aprobación del proveedor se puede utilizar para establecer objetivos y procesos de desarrollo para optimizar la producción y la relación comercial mutua.

En ambos casos, la aprobación puede basarse en cuestionarios de proveedores . Los diferentes estándares para igualar se solicitan directamente a través del cuestionario y las respuestas se comparan con las expectativas. Si todos los criterios coinciden, el proveedor recibirá una aprobación para el proceso de compra.

Este cuestionario también se puede utilizar como base para las evaluaciones de proveedores y para determinar la clasificación del proveedor de acuerdo con su importancia en la cadena de suministro. Durante una auditoría, también se puede utilizar como base para establecer objetivos y desarrollar acciones de seguimiento con el objetivo de aprobar un proveedor.

Estado de aprobación

El proceso de aprobación siempre es específico para cada proveedor de acuerdo con su importancia en la cadena de suministro y el proceso de compra.

El estado de aprobación generalmente tendrá tres niveles diferentes:

Aprobado :El proveedor está aprobado por el departamento de calidad y compras, las entregas pueden ser operadas.

Aprobación limitada:Con una aprobación limitada, el proveedor solo puede entregar una cantidad limitada de bienes o solo por un período de tiempo limitado. Estratégicamente puede ser interesante para los principales proveedores que aún no cumplen con todos los criterios de aprobación. Una aprobación limitada le brinda al proveedor la oportunidad de mejorar la calidad de su producto junto con la empresa compradora para desarrollar una colaboración a largo plazo.

Rechazado :Si bien los dos primeros niveles hacen posibles las transacciones, un estado de aprobación «Rechazado» conducirá a un final inmediato de cualquier compra siempre que su estado no haya cambiado. En algunos casos, podría ser útil incluir al proveedor en la cartera de proveedores y utilizarlo más tarde para verificar nuevamente el proceso del proveedor rechazado.

Aprobación a través de departamentos de gestión de calidad y compras.

La aprobación del proveedor generalmente está en manos de los departamentos de compras responsables de la compra de cada producto y servicio en una empresa. Pero cuando se trata de proveedores críticos donde la calidad juega un papel importante en los procesos de producción y suministro, se pueden solicitar departamentos de gestión de calidad en el proceso de aprobación. En algunos casos, otros departamentos como logística o gestión ambiental también pueden participar en el proceso de aprobación del proveedor.

Durante el proceso de aprobación, la gestión de calidad verificará especialmente el cumplimiento de los estándares de calidad, como la presencia de certificaciones y sistemas de gestión de calidad que certifiquen la calidad de sus productos.

Colaboración sistemática

Durante un proceso de aprobación, es especialmente importante que cada departamento tenga los mismos datos e información del proveedor, a fin de basar su elección en la misma base. Un sistema central para datos de proveedores puede ser un gran soporte. Puede ayudarlo a compartir información importante dentro de su empresa, datos y documentos sobre cada proveedor, pero también notificar a los otros equipos internos de su aprobación o rechazo de un proveedor. A largo plazo, ayuda a desarrollar una gestión de proveedores centralizada y sistemática y una colaboración empresarial.