Los proveedores son, sin duda, un factor integral en el éxito de cualquier organización. Pueden funcionar como una máquina bien engrasada, donde los niveles de confianza son altos, y la calidad y la entrega de productos y servicios de sus proveedores exceden sus expectativas.

O pueden convertirse en una carga para soportar, tragar valiosos recursos y costarle a su negocio miles de dólares en administración y gestión del rendimiento.

Como la mayoría de los compradores e importadores, es probable que se encuentre en una situación entre estos dos extremos.

Pero hay esperanza cuando se trata de encontrar y desarrollar excelentes relaciones con los proveedores. Siga este enfoque paso a paso y pronto obtendrá los beneficios del desarrollo de la calidad del proveedor.

Lo ideal sería que todos sus proveedores se desempeñen a un alto nivel. Sin embargo, las compañías pueden tener grandes listas de proveedores que se extienden a miles, algunas naturalmente más críticas para la calidad que otras. La selección debe ser la primera prioridad para la gestión activa del desarrollo de proveedores.

Los importadores y compradores a menudo consideran varios criterios para evaluar a los posibles proveedores al comenzar su búsqueda, tales como:

Cantidad mínima de pedido (MOQ – los compradores más pequeños o aquellos con un presupuesto limitado, en particular, serán sensibles al tamaño mínimo de pedido que requiere un proveedor.

• Condiciones de pago – los importadores grandes y pequeños pueden considerar las condiciones de pago como un factor importante para elegir un proveedor.
• Certificaciones – las certificaciones comunes como ISO 9001 e ISO 14001 pueden ser valiosas para usted. Pero recuerde que las certificaciones no siempre son legítimas, especialmente en países en desarrollo como China o Vietnam, y se verifican mejor a través de una auditoría in situ.
• Capacidades y capacidad de producción: – un punto obvio pero que muchos importadores no saben cómo verificar. Solicitar y aprobar una muestra de preproducción y realizar una auditoría in situ se encuentran entre las formas más confiables.

Los criterios de selección varían de una compañía a otra y también están influenciados por el estándar de calidad que haya elegido para su modelo de negocio, así como por los objetivos y políticas de su organización.

A menudo encontramos que la base de suministros de una empresa se expande invariablemente con el tiempo. De hecho, aprovechar la opción de «gestión de riesgos» de una «segunda fuente de suministro» es una estrategia comercial muy prudente.

Sin embargo, ocasionalmente es una buena práctica revisar su base de suministros y consolidar la cantidad de proveedores que debe administrar, lo cual es un gasto en sí mismo.

Cada empresa debe hacer uso de su lista de proveedores aprobados y medir el rendimiento de cada uno con respecto al costo, la calidad y la entrega como mínimo. Como se mencionó anteriormente, enumerar sus proveedores por categoría hará que esta sea una iniciativa más eficiente y de valor agregado.

Categorización de proveedores por criterios

Su lista de proveedores debe contener categorías basadas en los siguientes criterios:

• Tipo de proveedor – crítico, herramientas, suministros de oficina, mantenimiento y capacitación.
• Gasto – alto, medio, bajo
• Frecuencia de uso – a menudo, ocasionalmente, raramente
• Segundo proveedor de origen – sí o no

Filtrar información en la lista aprobada para gestionar proveedores

Al agregar categorías como estas a la lista de proveedores, puede filtrar esta información de varias maneras para encontrar:

Los cinco principales proveedores de mayor gasto

Los 10 principales proveedores críticos

Proveedores críticos sin segunda fuente

Proveedores poco utilizados con bajo gasto

Una lista categorizada se convierte en una herramienta poderosa para administrar proveedores y aprovechar al máximo sus recursos para obtener el mejor valor agregado de su cadena de suministro.

La lista lo ayudará a planificar los cronogramas de auditoría más eficientes que tendrán el mayor impacto en el desempeño de sus proveedores y, por lo tanto, de su propio negocio.

Como con la mayoría de las auditorías, las auditorías de proveedores representan una instantánea en el tiempo. Se puede recopilar mucha información mediante este método, y de hecho es un requisito obligatorio para la mayoría de los sistemas de gestión de calidad (SGC). Hay dos tipos principales de auditorías de proveedores:

Auditorías de proveedores tipo cuestionario

La mayoría de los profesionales de abastecimiento están familiarizados con el cuestionario o la auditoría de llamadas telefónicas. Es un paso inicial que a menudo ahorra tiempo al ayudarlo a examinar proveedores rápidamente.

Los cuestionarios son efectivos para recopilar datos básicos sobre una organización, en lugar de determinar qué tan efectivos y eficientes son sus procesos. Un cuestionario respondería consultas como:

«¿Qué estándares de calidad tienes?»

«¿Cuánto personal tiene y cuántos empleados trabajan en control de calidad?»; y

«¿Qué tipo de industrias suministran y en qué cantidades?»

Aunque puede obtener información de manera eficiente con una auditoría de tipo cuestionario, su principal limitación es que dicha información no está verificada. Probablemente dependerá de un representante de ventas del proveedor, que simplemente le estará diciendo lo que cree que quiere escuchar.

También está limitado en el alcance de la información que puede recopilar de una auditoría simple de tipo cuestionario. Una auditoría de proveedores in situ suele ser la mejor manera de obtener información más detallada y confiable.

Auditorías de proveedores en el sitio

La auditoría in situ, por supuesto, le proporcionaría toda la información de una auditoría basada en un cuestionario y mucho más, como:

La estructura del SGC de la empresa.

Datos de rendimiento

Gestión de productos y procesos.

Resultados de auditorías internas de proveedores y auditorías de certificación.

Una sensación táctil de cómo opera la empresa y la atmósfera dentro de la organización.

Interacción personal con miembros clave del personal del proveedor.

Hay un par de formas en que puede realizar dicha auditoría.

Realizar su propia auditoría informal durante una visita al proveedor

Una forma es auditar a su proveedor de manera informal mientras visita sus instalaciones. Puede obtener una gran cantidad de información valiosa simplemente mirando el área de producción, el almacén y otros terrenos.

Por ejemplo, no tiene que ser un auditor profesional para darse cuenta cuando una fábrica obviamente está desorganizada, no mantiene equipos de producción o emplea trabajadores en condiciones de trabajo inseguras. A menudo, también es evidente de inmediato en una visita si un proveedor:

Es el fabricante (fábrica) o un intermediario (vendedor); y

Realmente puede fabricar o suministrar el producto que espera adquirir

Una limitación principal de este tipo de auditoría informal es que el proveedor probablemente tendrá el control de lo que ve durante su visita. Pueden entrenar al personal sobre cómo responder cualquier pregunta que pueda hacer y limitar su recorrido solo a las áreas de la instalación que desean que vea.

La otra limitación es que puede carecer de la experiencia necesaria para realizar una auditoría exhaustiva. Los resultados de un auditor profesional tienden a ser mucho más detallados que los de un comprador o importador laico. Esto es especialmente cierto cuando se utiliza un marco de cumplimiento específico, como Sedex o C-TPAT.

Recuerde que la técnica de auditoría más efectiva es un proceso continuo. Cada vez que visita a sus proveedores, por cualquier motivo, se realiza algún tipo de auditoría.

Podrá administrar de manera proactiva las auditorías de proveedores y las visitas a la fábrica de la manera más eficiente mediante el análisis de la información en la lista de proveedores aprobados y los datos de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como «la primera vez», «entrega a tiempo» y otros.

Puede medir fácilmente el rendimiento del proveedor si sus sistemas admiten la disponibilidad de los datos. Y los KPI se convertirán en una herramienta muy poderosa si se usan correctamente. Los KPI del proveedor son una buena medida del rendimiento general del proveedor, como:

• Bien la primera vez
• Entrega a tiempo
• Tiempo de respuesta, cotizaciones y consultas.
• Tasa de defectos
• Resultados de inspección y auditoría.

Seguimiento del rendimiento del proveedor a través de un socio de control de calidad externo

Si bien algunos grandes compradores invierten en su propio software integrado de planificación de recursos empresariales (ERP), la mayoría de las pequeñas y medianas empresas no lo hacen.

Pero un número creciente de empresas independientes de inspección y auditoría ofrecen acceso a informes continuos sobre la calidad del producto y las métricas de rendimiento del proveedor.

Estas empresas varían en las soluciones digitales que proporcionan. Algunos simplemente ofrecen acceso basado en la nube a inspecciones previas o informes de auditoría. Mientras que otros ofrecen un panel de análisis robusto, que incluye un desglose de defectos de calidad por gravedad, SKU, tipo de producto y proveedor.

Los datos de rendimiento del proveedor claros y consolidados, ya sea a través de una solución de terceros o su propio ERP digital, pueden permitir enormemente la selección de proveedores y la mejora continua de la calidad.

Algunas compañías más grandes tendrán un equipo de ingenieros dedicados de calidad de proveedores que pasan la mayor parte de su tiempo en su propia oficina, en lugar de en las instalaciones de los proveedores. Esto anula el propósito de la ingeniería de calidad del proveedor.

El ingeniero debe pasar la mayor parte de su tiempo en las instalaciones de los proveedores, donde tendrán el mayor impacto e influencia en la calidad de «la primera vez». Las empresas más pequeñas, en particular, deben abordar esto de una manera inteligente y utilizar todos los datos disponibles a su disposición para tomar decisiones informadas con respecto al estado del proveedor.

“Incluso si es una pequeña empresa, debe asignar tiempo a los proveedores visitantes, revisar los requisitos de las organizaciones y definir claramente los resultados y expectativas de su empresa.”

Asegúrese de planificar bien cada visita desarrollando una agenda por adelantado. Si este es uno de sus proveedores clave, es posible que desee quedarse unos días y realizar todo el proceso con ellos: diseño, fabricación, inspección, empaque, entrega, etc.

Aproveche al máximo su visita y podrá salir con la sensación de que todas las partes tienen una comprensión clara de lo que se requiere. No hay nada mejor que pasar tiempo por adelantado con sus proveedores para evitar problemas más adelante.

Una vez que la etapa de desarrollo ha madurado a un nivel aceptable, es hora de adaptar la gestión continua a las necesidades de cada proveedor.

El seguimiento del rendimiento continuo del proveedor es clave para comprender las necesidades de cada proveedor y las acciones correctivas requeridas.

Por ejemplo, puede experimentar interrupciones en los envíos debido a fluctuaciones estacionales en la capacidad de producción de un proveedor en particular. El seguimiento de la entrega a tiempo en el tiempo puede ayudarlo a tomar las medidas adecuadas para evitar interrupciones posteriores en esa instalación.

Los informes de calidad históricos también pueden ayudarlo a encontrar y abordar cualquier problema recurrente del producto que ocurra en ciertas instalaciones. Esta transparencia se presta a mejores estrategias de gestión de proveedores.

Y a través de la administración efectiva de sus proveedores existentes, puede tomar decisiones informadas con respecto a la retención, eliminación o desarrollo adicional de cada proveedor para satisfacer las necesidades y requisitos de su negocio.

“La búsqueda de proveedores adecuados es una de las funciones más importantes de la fabricación. Sus proveedores tienen un impacto directo en la calidad de su producto o servicio. «Combatir incendios» más adelante en el proceso es costoso, derrochador e invariablemente conduce a la insatisfacción del cliente, de una forma u otra, y a la pérdida de ingresos

Comience eligiendo los proveedores que mejor se ajusten a sus criterios. Compile a sus proveedores en una lista categorizada para facilitar la organización. Audite a cada proveedor, ya sea llamándolos y haciéndoles preguntas importantes, o mejor aún, visitándolos en persona para realizar una auditoría más completa en el sitio.

Mida el desempeño de sus proveedores y evalúe a cada uno objetivamente, observando sus KPI. Trabaje directamente con sus proveedores para cultivar una relación sólida y mejorar la calidad. Al seguir todos los pasos anteriores, puede tomar decisiones informadas sobre quién realiza el corte y cuál necesita un mayor desarrollo.

Invierta el tiempo en sus proveedores, mantenga buenas líneas de comunicación, hable con las personas adecuadas y evite confusiones. Los proveedores son una clave esencial para su éxito. Y aquellos con los que elijas trabajar pueden hacerte o deshacerte.”